Herramientas que pueden mejorar tu productividad I

Las sorpresas de la red son múltiples. Una tienda de emprendedores Gremyo nos sirve de fuente de información para un blog dedicado a la eSalud…

Esta empresa ha creado una interesante infografía hace 2 años donde se nos muestran una serie de 21 herramientas que pueden mejorar nuestra productividad.

Lo interesante de esta infografía es cómo clasifica nuestras herramientas de gestión y de productividad que podemos aplicarlas a todos nuestros ámbitos. También a la salud en todas sus facetas… desde gestionar nuestra consulta hasta mejorar la eficiencia de un equipo investigador.

Clasifica las herramientas en  7 apartados que iremos analizando:

1. Listas To-Do o de tareas pendientes.
2. Gestión de proyectos.
3. Gestión del tiempo.
4. Mantenimiento del foco o cómo evitar distractores.
5. Mantener hábitos.
6. Recordatorios
7. Automatizar tareas.

En esta primera entrada nos dedicaremos a las dos primeras.

Listas To-Do o tareas pendientes.

En numerosas ocasiones tenemos proyectos en los que van apareciendo tareas a realizar. Esta tareas se listan y se priorizan y en numerosas ocasiones se nos ocurren tareas nuevas en los lugares más insospechados, aparecen tareas a partir de otras listadas y hasta podemos terminar algunas.

Para gestionar todas ellas disponemos de herramienats digitales que nos permiten listarlas, ordenarlas en el tiempo o por prioridades, añadir comentarios y borrar las realizadas.

Es interesante, en algunos casos,  disponer de herramientas de colaboración de manera que cualquier integrante de un grupo de trabajo pueda marcar como resuelta o añadir un nueva tarea. En otras ocasiones esta posibilidad carece de interés cuando lo que deseamos es gestionar un proyecto en el que somos los únicos involucrados.

En esta selección se nos ofrecen tres herramientas: Wunderlist, Todoist y Any.Do.

Las tres están disponibles como aplicación para movil y tableta (iOS y Android) y para ordenador de sobremesa o portátil en sistema operativo Windows o iOS tanto como programa de escritorio o como añadido o pluggin de los navegadores más populares.

Posiblemente las diferencias sean sutiles y como siempre dependerá de nuestras necesidades.

Destacamos otras herramientas dentro de este apartado como Teux Deux que permite configurar el trabajo por semanas teniendo en pantalla las tareas pendientes del día y de los dias próximos o Do it (Tomorrow) que nos permite gestionar las tareas pendientes de hoy y de mañana.

Posibnlemente las características claves de una lista de tareas sean:

• Sencillez de uso. Para que podamos utilizarla en poco tiempo, co poco esfuerzo y con pocos clics.
• Nube y sincronización multidispositivo: Para que la tarea pueda ser añadida des cualquier terminal.
• Posibilidad de delegar tareas (en caso de trabajo en equipo).
• Posibilidad de jerarquizar tareas.
• Posibilidad de añadir comentarios, fechas, localizaciones y otras etiquetas a la tarea.

Gestión de Proyectos.

Una cosa es gestionar una tarea y otra tener la visión completa de un proyecto de trabajo donde además de las tareas a realizar hay que comunicar equipos, repartir responsabilidades, gestionar flujos de trabajo, líneas de tiempo, coordinar responsabilidades…

También disponemos de herramientas digitales para gestionar nuestro proyectos. En la infografía destacan: Base Camp (para seguimiento de programas, archivos y listas y que ya se encuentra en su tercera versión), Trello (herramientas muy versátil que nos permite comunicación entre los miembros del equipo asignando responsabilidades y plazos de tiempo) y Zoho (una herramientas profesional utilizada por algunas empresas para la gestión de sus proyectos).

Otras herramientas dentro de este apartado pueden ser: Teambox  fácil e intuitiva de usar y útil para organizar proyectos colaborativos; Confluence herramienta que facilita el intercambio de documentos ideal para grandes proyectos o empresas; ActiveCollab  o Time Doctor .