Nos dedicamos hoy a dos aspectos importantes en la productividad: mantener hábitos y establecer recordatorios.
Mantener hábitos.
Una vez que hemos elaborado una lista de tareas y objetivos, nos focalizamos en ellos y medimos el tiempo que invertimos en cada una de las tareas, disponemos de herramientas que lo que nos permiten es mantener los objetivos propuestos en un inicio.
Nos muestra tres herramientas para ello: LifeTick, Lift.do y Goalsontrack.
LifeTick es una herramienta que nos permite marcarnos objetivos no necesariamente laborales (realizar actividad física, perder peso…), trazar estrategias para conseguirlos, monitorizarlas e ir visualizando nuestro camino hacia el éxito a través de registro de variables,
Es una buena herramienta para plantearnos metas complejas y poder ir evaluando nuestro progreso a través de una herramienta digital. Existe versión para web y para terminales móviles.
LifeTick utiliza la técnica SMART.
Lift.do (actualmente denominada Coach.me) que se trata de otra aplicación para terminales móviles que en su versión gratuita lo que realzia es un seguimiento de tareas básico aunque existen versiones de pago (facturación mensual por servicios) en los que podemos tener un seguimiento personalizado a través de técnicas de coaching. Disponen de versiones para iPhone, Android y web adaptadas a terminales móviles (teléfono, tableta y relojes inteligentes).
GoalsOnTrackes la tercera herramienta que se nos presenta. Se trata de una herramienta web con soporte para móviles en la que podemos hacer un seguimiento de nuestros objetivos marcados siguiendo los siguientes pasos: marcar objetivos, establecer estrategias de acción, realizar un seguimiento, marcar los éxitos y obtener una serie de gráficas de resultados del proceso. Se trata de una herramienta de pago con un coste anual de 68 USD.
Recordatorios.
Los recordatorios son herramientas que nos permiten hacer una planificación temporal de las tareas. Nos facilitan poner fechas límites de entrega e ir administrando la realización de nuestras tareas pendientes.
En nuestra infografía destacan tres herramientas: Gtask, Begin y LifeRemender.
Gtask es un gestor de tareas diseñado para la sincronización con Google Task para Android, pero que también nos permite usar esta aplicación offline sin cuenta de Google. Tiene una interfaz simple, fácil de usar y es muy completa. Cuenta tanto con modo local como con modo de Cuenta de Google. Puedes sincronizar perfectamente tus tareas con la lista de tareas de Google y compartir tu lista o tarea fácilmente a través de Gmail o como nota en Google Reader, por mensaje de correo electrónico o en Google Docs.
Begin es un recordatorio de tareas, esta vez para dispositivos con iOS gratuíto con un diseño muy intuitivo que nos permite listar tareas a realizar y poder aplazarlas en caso de nos ser realizadas en el momento previsto. Tiene una interfaz muy intuitiva.
LifeReminderses otra sencilla aplicación que permite lo que ofrece, listar recordatorios de tareas a realizar con un diseño claro y sencillo.
Seguimos analizando la infografía de Gremyo que nos sirve de fuente de información para este blog dedicado a la eSalud en referencia a herramientas que nos pueden ayudar a gestionar proyectos grupales.
No solamente orientadas a la gestión de grupos de trabajo de investigación, sino también a neustras propias actividades asistenciales que requieren gestión de tiempo y recursos.
Hoy nos dedicamos a la gestión del tiempo (un valor cada vez más en alza entre los profesionales sanitariso) y al mantenimiento del foco.
Gestión del tiempo.
El tiempo es una variable cada vez más preciada en referencia a nuestro trabajo. Cuanto menos tiempo dediquemos a realizar una tarea determinada, más tiempo dispondremos para otras. De esta forma intentar gestionar el tiempo es un proceso fundamental que nos va a permitir ser más eficientes en nuestro trabajo de manera que podamos dedicarnos a otras tareas… porque el día solo tiene 24 horas y nuestra vida es mucho más que el trabajo.
Navegando por la red hemos podido descubrir esta reflexión (perdonad la ausencia de referencia pero no hamos podido encontrar la página en la que estaba publicado).
«Para darse cuenta del valor de un año, pregúntale a un estudiante que ha fallado en un examen final.
Para darse cuenta del valor de un mes, pregúntale a una madre que ha dado a luz a un bebe prematuro.
Para darse cuenta del valor de una semana, pregúntale al editor de un diario semanal.
Para darse cuenta del valor de una hora, pregúntale a los novios que esperan para verse.
Para darse cuenta del valor de un minuto, pregúntale a la persona que ha perdido el tren, el autobús o el avión.
Para darse cuenta del valor de un segundo, pregúntale a la persona que ha sobrevivido de un accidente.
Para darse cuenta del valor de un milisegundo, pregúntale a la persona que ha ganado una medalla de plata en las olimpiadas.»
En la infografía destacan tres herramientas de gestión del tiempo:RescueTime, Toggl y ATracker.
Pero no solamente podemos gestionar el tiempo a través de herramientas digitales… En el blog Retos Directivos hemos topado con el artículo «Diez herramientas esenciales para la gestión eficaz del tiempo» donde nos describen claves para poder aprovechar bien este bien escaso en nuestro tiempo de trabajo. Las claves propuestas son:
Haz listas de tareas.
Establece prioridades.
Usa agendas.
Ajusta tus ritmos de trabajo.
Aprende a asignar tiempos.
Divide las tareas complejas.
Ordena la mesa de trabajo.
Meneja las interrupciones.
Dedícate unos minutos y descansa.
Respeta el tiempo de los demás.
Rescue Time, se trata de una aplicación para PC- Mac-Android que analiza el tiempo que invertimos en cada uno de los programas, sitios de Internet o localizaciones web. En su versión premium nos envía semanalmente un informe donde podemos ver cuánto tiempo hemos invertido en cada tarea (por ejemplo estar más de una hora seguida contestando correo electrónico puede ser en algunos casos un tiempo excesivo e improductivo) y una tasa o ranking de productividad. Puede ser una interesante opción para empresas.
Toggl. Se trata de otra herramienta de gestión de tiempo disponible en versiones de escritorio para los tres sistemas operativos y versiones para terminales móviles Apple y Android. También tenemos una extensión para el navegador GoogleChrome. Se trata de otra herramienta sencilla que cuantifica el tiempo que estamos realizando cada tarea con soporte digital para que seamos conscientes del tiempo que invertimos en cada una de ellas. Esta herramienta nos permite crear un proyecto (o varios), identificarlos con etiquetas de color y a través de un botón de arranque y parada, nos cuantifica el tiempo que dedicamos a cada tarea de un proyecto determinado. Puede ser una herramienta útil en caso de empresas o trabajadores que facturen ppor tiempo para realziación de proyectos determinados ya que pueden calcular los tiempos medios de realziación de procesos concretos en cada uno de los proyectos.
ATracker. Se trata de una aplicación para terminales móviles (solamente en versión para iOS) con versiones para relojes digitales en la que podemos calcular el tiempo invertido en tareas cotidianas realizadas. Como nos dice en la infografía el número de tareas es limitado. Al contrario que las herramientas anteriores esta aplicación nos gestiona más el tiempo personal que el laboral.
Herramientas para mantener el foco.
¿Cuánto tiempo invertimos en tareas poco productivas en nuestra jornada laboral?, ¿Cuántos distractores tenemos en Internet de forma que si trabajamos con esta herramienta nos podemos perder entre múltiples distractores?.
¿Cuántas veces en vez e «navegar» en la red nos dedicamos a «naufragar» en la misma?.
Doisponemos de herramientas que nos centran el foco, es decir que nos mantienen en una línea de trabajo productiva evitando distractores que hagan que tomemos caminos secundarios o accesorios que nos lleven a terrenos de baja productividad.
Esta infografía nos ofrece tres herramientas interesantes: StayFocusd, Focus Booster y Focus@Will.
StayFocusd es una extensión para el navegador GoogleChrome que nos permite bloquear o limitar en el tiempo una serie de sitios web o direcciones concretas para que no podamos acceder a las mismas desde nuestro puesto de trabajo. Es una herramienta básica pero en algunos casos concretos puede ser efectiva. La limitación es que solamente hay aplicación para un navegador concreto.
Focus Booster. Se trata de una aplicación basada en la Técnica Pomodoro («un método para mejorar la administración del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a fines de los años 1980 que usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos -llamados ‘pomodoros’- separados por pausas» en wikipedia). Se trata de una herramienta disponible para terminales móviles y escritorio para odenadores (PC y Mac) que contabiliza el tiempo que pasamos realizando actividades concretas y nos devuelve informes de actividad. Este hecho hace que mantengamos la atención en una tarea determinada y evitemos distractores. La aplicación nos elabora informes que podemos compartir con clientes o empleadores para justificar tiempos invertidos en tareas.
En el siguiente vídeo nos muestran otra serie de recursos gratuítos que siguen la técnica pomodoro.
Las sorpresas de la red son múltiples. Una tienda de emprendedores Gremyo nos sirve de fuente de información para un blog dedicado a la eSalud…
Esta empresa ha creado una interesante infografía hace 2 años donde se nos muestran una serie de 21 herramientas que pueden mejorar nuestra productividad.
Lo interesante de esta infografía es cómo clasifica nuestras herramientas de gestión y de productividad que podemos aplicarlas a todos nuestros ámbitos. También a la salud en todas sus facetas… desde gestionar nuestra consulta hasta mejorar la eficiencia de un equipo investigador.
Clasifica las herramientas en 7 apartados que iremos analizando:
Listas To-Do o de tareas pendientes.
Gestión de proyectos.
Gestión del tiempo.
Mantenimiento del foco o cómo evitar distractores.
Mantener hábitos.
Recordatorios
Automatizar tareas.
En esta primera entrada nos dedicaremos a las dos primeras.
Listas To-Do o tareas pendientes.
En numerosas ocasiones tenemos proyectos en los que van apareciendo tareas a realizar. Esta tareas se listan y se priorizan y en numerosas ocasiones se nos ocurren tareas nuevas en los lugares más insospechados, aparecen tareas a partir de otras listadas y hasta podemos terminar algunas.
Para gestionar todas ellas disponemos de herramienats digitales que nos permiten listarlas, ordenarlas en el tiempo o por prioridades, añadir comentarios y borrar las realizadas.
Es interesante, en algunos casos, disponer de herramientas de colaboración de manera que cualquier integrante de un grupo de trabajo pueda marcar como resuelta o añadir un nueva tarea. En otras ocasiones esta posibilidad carece de interés cuando lo que deseamos es gestionar un proyecto en el que somos los únicos involucrados.
Las tres están disponibles como aplicación para movil y tableta (iOS y Android) y para ordenador de sobremesa o portátil en sistema operativo Windows o iOS tanto como programa de escritorio o como añadido o pluggin de los navegadores más populares.
Posiblemente las diferencias sean sutiles y como siempre dependerá de nuestras necesidades.
Destacamos otras herramientas dentro de este apartado como Teux Deux que permite configurar el trabajo por semanas teniendo en pantalla las tareas pendientes del día y de los dias próximos o Do it (Tomorrow) que nos permite gestionar las tareas pendientes de hoy y de mañana.
Posibnlemente las características claves de una lista de tareas sean:
Sencillez de uso. Para que podamos utilizarla en poco tiempo, co poco esfuerzo y con pocos clics.
Nube y sincronización multidispositivo: Para que la tarea pueda ser añadida des cualquier terminal.
Posibilidad de delegar tareas (en caso de trabajo en equipo).
Posibilidad de jerarquizar tareas.
Posibilidad de añadir comentarios, fechas, localizaciones y otras etiquetas a la tarea.
Gestión de Proyectos.
Una cosa es gestionar una tarea y otra tener la visión completa de un proyecto de trabajo donde además de las tareas a realizar hay que comunicar equipos, repartir responsabilidades, gestionar flujos de trabajo, líneas de tiempo, coordinar responsabilidades…
También disponemos de herramientas digitales para gestionar nuestro proyectos. En la infografía destacan: Base Camp (para seguimiento de programas, archivos y listas y que ya se encuentra en su tercera versión), Trello (herramientas muy versátil que nos permite comunicación entre los miembros del equipo asignando responsabilidades y plazos de tiempo) y Zoho (una herramientas profesional utilizada por algunas empresas para la gestión de sus proyectos).
Otras herramientas dentro de este apartado pueden ser: Teambox fácil e intuitiva de usar y útil para organizar proyectos colaborativos; Confluence herramienta que facilita el intercambio de documentos ideal para grandes proyectos o empresas; ActiveCollabo Time Doctor .
Grupo de Nuevas Tecnologías de la SoMaMFyC 