Plataformas de trabajo colaborativo: Columbus


Seguimos agradeciendo a Raúl Ferrer su colaboración en la documentación y redacción de este grupo de entradas.

Columbus es una asociación sin fines de lucro, fundada por la Asociación Europea de Universidades (EUA) y la Asociación de Universidades Latinoamericanas (AULA). Desde 1987, Columbus promueve la cooperación entre instituciones de educación superior europeas y latinoamericanas. Su consolidada red de instituciones de educación superior y de responsables de la gestión universitaria es un espacio donde los directivos pueden identificar e implementar estrategias institucionales para responder a nuevos desafíos.

Esta asociación pone a nuestra disposición una plataforma interesante de trabajo colaborativo con los siguientes servicios y características:

Los participantes pueden interactuar en tiempo real a través de:

  • Número ilimitado de conexiones
  • Hasta 10 imagenes conectadas al tiempo
  • Sonido a través de micrófono
  • Chat
  • Compartir documentos y verlos en tiempo real: powerpoint, word, excel, PDF.
  • Compartir videos en línea
  • Tomar notas y enviarlas a través de correo electrónico
  • Grabar las reuniones y sesiones de trabajo para poder consultarlas posteriormente
  • Crear grupos paralelos de trabajo, (breakout sessions). Útil para sesiones con un gran número de personas que desean en algun momento de la reunión abrir discusión por grupos separadamente.

El principal problema para el uso de esta plataforma gratuíta es que se debe ser miembro de Columbus para poder realizar uso de la misma por lo que no hemos podido probarla. De todas formas existe un correo electrónico y una página web que muestra sus actividades de forma que si estamos interesados en la misma y podemos cumplir un perfil similar siempre podremos escribir un correo para solicitar condiciones de uso de la misma.

Plataformas de trabajo colaborativo: BSCW


Entrada escrita a cuatro mano con Raúl Ferrer.

Utilizando la definición de la plataforma existente en Wikipedia, podemos decir que «BSCW (Basic Support for Cooperative Work o, también, Be Smart – Cooperate Worlwide) es una herramienta informática de tipo software colaborativo o groupware cuyo objetivo es facilitar el trabajo en grupo mediante el uso únicamente de un navegador web y de una conexión a Internet. BSCW permite, entre otras cosas, almacenar y organizar la información, compartirla con otros usuarios, disponer de agendas comunes, mantener debates, etc. Proporciona, en definitiva, una serie de utilidades de apoyo a la colaboración o a la cooperación.

BSCW está organizado en torno al concepto de espacio de trabajo compartido, un área de la web donde las personas que deciden colaborar en un proyecto común pueden almacenar y gestionar documentos en común. Estos documentos pueden ser de muy diversas clases: textos, imágenes, archivos multimedia, páginas web, etc. Los documentos compartidos no se encuentran físicamente almacenados en los PC de los colaboradores, sino en un servidor situado en Internet (denominado servidor de BSCW), de modo que están permanentemente accesibles. Además, BSCW cuenta con un sistema de sucesos que informa exhaustivamente a los colaboradores que comparten un espacio de trabajo acerca de las acciones que han tenido lugar en el mismo.»

Esta plataforma permite colaboración sincrónica o asincrónica entre dos o más de los integrantes del grupo de trabajo a través de numerosas herramientas:

Colaboración sincrónica:

  • Planificar y organizar reuniones.
  • Desarrollar reuniones «virtuales» con la ayuda de programas de conferencia o conexiones telefónicas.
  • Comunicarse en tiempo real con los colaboradores que se hallan simultáneamente conectados en el espacio de trabajo compartido y trabajar sobre una tarea común.

Colaboración asincrónica:

  • Almacenaje de todos los documentos que contienen la información para el desarrollo del trabajo en común: documentos de texto, bases de datos, imágenes, sonidos, anotaciones sobre los mismos, comentarios o listas de direcciones
  • Control de versiones de los documentos.
  • Los documentos se hallan en cualquier momento disponibles para los diferentes colaboradores, pues se encuentran almacenados en un servidor BSCW y no en sus ordenadores particulares.
  • Mantiene informados a los colaboradores de todos los sucesos relevantes acontecidos en su espacio de trabajo compartido.
  • Proporciona acceso restringido a los espacios mediante una entrada controlada, permitida solamente a miembros previamente registrados.
  • Independiente del sistema operativo del ordenador y acceso a través de navegador web.

Imagen tomada de Wikipedia

Tiene algunas diferencias con Google:

  1. El entorno es menos intuitivo. Cada documento se expresa en una línea donde es posible conocer todos los datos del mismo (tipo de archivo, versión y permisos).
  2. Es necesario un entrenamiento previo.
  3. Para las videoconferencias es necesario un sistema adicional.
  4. Es gratuíto para entidades educativas. El resto de organizaciones y grupos han de pagar dependiendo del número de conexiones.
  5. La empresa gestora del servicio OrbiTeam Software GmbH & Co. KG aloja los documentos en la plataforma de manera segura sin tener derecho alguno a su acceso ni contenido.

 

Plataformas de trabajo colaborativo: Herramientas de Google


Entrada escrita con la colaboración de Raúl Ferrer (uno se queda más tranquilo cuando dos de las manos son las de un fisio).

La evolución de la plataforma de Google se ha convertido en un herramienta fundamental de trabajo colaborativo.

El primer producto revolucionario fue el buscador que a través de un motor de búsqueda novedoso en su momento desplazó a los entonces todopoderosos Altavista y Yahoo. Una vez que asentó su supremacía en el mercado (en inglés ya han adoptado el verbo to google para referirse a la búsquedas en Internet) amplió sus productos (empezando por su correo electrónico GMail que también se ha convertido en un estándar imitado) y hoy en día disponemos de varias herramientas muy cohesionadas entre sí que permiten establecer una buena plataforma de trabajo colaborativo a con solo tener una cuenta abierta en su servicio.

En la misma plataforma disponemos:

  1. Correo electrónico (GMail)
  2. Comunidad virtual (Google+) establecida en «círculos» de forma que a cada grupo de personas o «círculo» al que enviamos información tenemos la capacidad de determinar el nivel de privacidad de la misma.
  3. Herramientas de comunicación en directo a través de chat, audio y vídeo que se pueden hecer uno a uno o bien en grupo a través de los «hangouts» que permite su red social (Google+) y que permiten la realización de reuniones virtuales de hasta 8 participantes.
  4. Trabajo colaborativo en documentos de texto, presentaciones de imágenes u hojas de cálculo que se pueden editar o visualizar (dependiendo de los permisos otorgados por el propietario). Estos archivos son almacenados en su nube (GoogleDrive) y pueden ser editados de manera simultánea por varios editores pudiendo simultáneamente mantener una reunión de trabajo por video conferencia o chat.
  5. Es gratuíto o al menos no hay que pagar dinero por el uso de sus servicios.
  6. Además de estos servicios dispone de una plataforma de repositorio de imágenes (Picassa) y de una plataforma de vídeo (YouTube).

Para tener los requerimientos que necesitamos en nuestro caso, un grupo de trabajo disperso geográficamente para la elaboración de un ensayo clínico, dispone de casi todos los requerimeintos que necesitamos a excepción de un gestor bibliográfico.

A cambio de la gratuidad de la plataforma Google dispone de numerosa información sobre nuestro perfil y nuestra navegación (al igual que todos los servicios que son gratuitos en la red) que utiliza para publicidad dirigida a través de los enlaces de pago en su buscador y posee el gran inconveniente que la empresa adquiere derechos sobre todos los archivos que alojemos en él (y lo estamos haciendo de manera continuada) y que Google no ofrece ninguna garantía en relación con el contenido de los servicios, sus funciones específicas, su fiabilidad, su disponibilidad ni su capacidad para satisfacer nuestras necesidades.

Más información sobre políticas y principios de Google

Plataformas de trabajo colaborativo


Entrada escrita a cuatro manos con Raúl Ferrer.

Muchas actividades que realizamos los sanitarios requieren una participación en grupo. Los encuentros, sesiones y reuniones reales precisan de una misma localización geográfica lo cual, en numerosas ocasiones, implica desplazamientos.

No vamos a entrar en las ventajas del contacto real que es (y será) insustituible por cualquiera de las herramientas. La interacción física interpersonal y los ratos de charla antes y después de las reuniones de trabajo no pueden ser sustituídos.

Pero cuando el grupo está disperso es muy rentable la posibilidad de tener encuentros virtuales que actualmente son muy fáciles de realizar.

Según Wikipedia el trabajo colaborativo se define como :

El trabajo colaborativo se define como «aquellos procesos intencionales de un grupo para alcanzar objetivos específicos, más herramientas diseñadas para dar soporte y facilitar el trabajo. Un ejemplo de esto son las Tecnologías de la información. En el marco de una organización, el trabajo en grupo con soporte tecnológico se presenta como un conjunto de estrategias tendientes a maximizar los resultados y minimizar la pérdida de tiempo e información en beneficio de los objetivos organizacionales. El mayor desafío es lograr la motivación y participación activa del recurso humano. Además deben tenerse en cuenta los aspectos tecnológico, económico y las políticas de la organización. Trabajo colaborativo o groupware son palabras para designar el entorno en el cual todos los participantes del proyecto trabajan, colaboran y se ayudan para la realización del proyecto.»

Para poder llevarlo a cabo lo principal es crear un grupo de trabajo motivado (humano) y disponer de herramientas adecuadas para su comunicación.

Desde hace unos meses se está desarrollando el proyecto Efectividad de una estrategia educativa para implementar Guías de Práctica Clínica basadas en la evidencia, en residentes de Medicina Familiar y Comunitaria en España (Proyecto e-EDUCAGUÍA) (Beca FIS.PI11/00477) un ensayo clínico multicéntrico en el que se nos ha pedido a Raúl Ferrer y a , entre otras tareas, la elección de una plataforma para la creación de los grupos de trabajo del equipo investigador que se encuentra disperso entre diferentes Comunidades Autónomas.

La primera pregunta que se nos ocurre es ¿qué requisitos vamos a necesitar en nuestro caso? y en función de los mismos podremos seleccionar una plataforma de comunicación y trabajo. Los requisitos que hemos priorizado han sido:

  1. Facilidad de uso, ya que en nuestro caso algunos miembros del equipo investigador no están relacionados con el uso de tecnologías basadas en Internet.
  2. Posibilidad de videoconferencia al menos para 8 conexiones simultáneas.
  3. Posibilidad de compartir archivos y trabajar de manera colaborativa y simultánea en los mismos.
  4. Fácil gestión y acceso a archivos.
  5. Almacenamiento en la nube.
  6. Seguridad y confidencialidad.
  7. Precio.

Durante esta semana vamos a analizar según estos parámetros varias plataformas de trabajo colaborativo como:

  1. Google.
  2. BSCW.
  3. Columbus.
  4. Ubidesk
  5. Hall
  6. Wiggio
  7. Vyew

Esperamos que el repaso de estas plataformas nos pueda servir para decidirnos. ¿Nos acompañas en este camino?.