Herramientas que pueden mejorar tu productividad II

Seguimos analizando la infografía de Gremyo que nos sirve de fuente de información para este blog dedicado a la eSalud en referencia a herramientas que nos pueden ayudar a gestionar proyectos grupales.

No solamente orientadas a la gestión de grupos de trabajo de investigación, sino también a neustras propias actividades asistenciales que requieren gestión de tiempo y recursos.

Herramientas cambiar la vida

Hoy nos dedicamos a la gestión del tiempo (un valor cada vez más en alza entre los profesionales sanitariso) y al mantenimiento del foco.

Gestión del tiempo.

El tiempo es una variable cada vez más preciada en referencia a nuestro trabajo. Cuanto menos tiempo dediquemos a realizar una tarea determinada, más tiempo dispondremos para otras.  De esta forma intentar gestionar el tiempo es un proceso fundamental que nos va a permitir ser más eficientes en nuestro trabajo de manera que podamos dedicarnos a otras tareas… porque el día solo tiene 24 horas y nuestra vida es mucho más que el trabajo.

Navegando por la red hemos podido descubrir esta reflexión (perdonad la ausencia de referencia pero no hamos podido encontrar la página en la que estaba publicado).

“Para darse cuenta del valor de un año, pregúntale a un estudiante que ha fallado en un examen final.

Para darse cuenta del valor de un mes, pregúntale a una madre que ha dado a luz a un bebe prematuro.

Para darse cuenta del valor de una semana, pregúntale al editor de un diario semanal.

Para darse cuenta del valor de una hora, pregúntale a los novios que esperan para verse.

Para darse cuenta del valor de un minuto, pregúntale a la persona que ha perdido el tren, el autobús o el avión.

Para darse cuenta del valor de un segundo, pregúntale a la persona que ha sobrevivido de un accidente.

Para darse cuenta del valor de un milisegundo, pregúntale a la persona que ha ganado una medalla de plata en las olimpiadas.”

En la infografía destacan tres herramientas de gestión del tiempo:RescueTime, Toggl y ATracker.

Pero no solamente podemos gestionar el tiempo a través de herramientas digitales… En el blog Retos Directivos hemos topado con el artículo “Diez herramientas esenciales para la gestión eficaz del tiempo” donde nos describen claves para poder aprovechar bien este bien escaso en nuestro tiempo de trabajo. Las claves propuestas son:

  1. Haz listas de tareas.
  2. Establece prioridades.
  3. Usa agendas.
  4. Ajusta tus ritmos de trabajo.
  5. Aprende a asignar tiempos.
  6. Divide las tareas complejas.
  7. Ordena la mesa de trabajo.
  8. Meneja las interrupciones.
  9. Dedícate unos minutos y descansa.
  10. Respeta el tiempo de los demás.

gestion tiempo

Rescue Time, se trata de una aplicación para PC- Mac-Android que analiza el tiempo que invertimos en cada uno de los programas, sitios de Internet o localizaciones web. En su versión premium nos envía semanalmente un informe donde podemos ver cuánto tiempo hemos invertido en cada tarea (por ejemplo estar más de una hora seguida contestando correo electrónico puede ser en algunos casos un tiempo excesivo e improductivo) y una tasa o ranking de productividad. Puede ser una interesante opción para empresas.

Toggl. Se trata de otra herramienta de gestión de tiempo disponible en versiones de escritorio para los tres sistemas operativos y versiones para terminales móviles Apple y Android. También tenemos una extensión para el navegador GoogleChrome. Se trata de otra herramienta sencilla que cuantifica el tiempo que estamos realizando cada tarea con soporte digital para que seamos conscientes del tiempo que invertimos en cada una de ellas. Esta herramienta nos permite crear un proyecto (o varios), identificarlos con etiquetas de color y a través de un botón de arranque y parada, nos cuantifica el tiempo que dedicamos a cada tarea de un proyecto determinado. Puede ser una herramienta útil en caso de empresas o trabajadores que facturen ppor tiempo para realziación de proyectos determinados ya que pueden calcular los tiempos medios de realziación de procesos concretos en cada uno de los proyectos.

ATracker. Se trata de una aplicación para terminales móviles (solamente en versión para iOS) con versiones para relojes digitales en la que podemos calcular el tiempo invertido en tareas cotidianas realizadas. Como nos dice en la infografía el número de tareas es limitado. Al contrario que las herramientas anteriores esta aplicación nos gestiona más el tiempo personal que el laboral.

Herramientas para mantener el foco.

¿Cuánto tiempo invertimos en tareas poco productivas en nuestra jornada laboral?, ¿Cuántos distractores tenemos en Internet de forma que si trabajamos con esta herramienta nos podemos perder entre múltiples distractores?.

¿Cuántas veces en vez e “navegar” en la red nos dedicamos a “naufragar” en la misma?.

Doisponemos de herramientas que nos centran el foco, es decir que nos mantienen en una línea de trabajo productiva evitando distractores que hagan que tomemos caminos secundarios o accesorios que nos lleven a terrenos de baja productividad.

Esta infografía nos ofrece tres herramientas interesantes: StayFocusd, Focus Booster y Focus@Will.

Mantener el foco

StayFocusd es una extensión para el navegador GoogleChrome que nos permite bloquear o limitar en el tiempo una serie de sitios web o direcciones concretas para que no podamos acceder a las mismas desde nuestro puesto de trabajo. Es una herramienta básica pero en algunos casos concretos puede ser efectiva. La limitación es que solamente hay aplicación para un navegador concreto.

Focus Booster. Se trata de una aplicación basada en la  Técnica Pomodoro (“un método para mejorar la administración del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a fines de los años 1980 que usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos -llamados ‘pomodoros’- separados por pausas” en wikipedia). Se trata de una herramienta disponible para terminales móviles y escritorio para odenadores (PC y Mac) que contabiliza el tiempo que pasamos realizando actividades concretas y nos devuelve informes de actividad. Este hecho hace que mantengamos la atención en una tarea determinada y evitemos distractores. La aplicación nos elabora informes que podemos compartir con clientes o empleadores para justificar tiempos invertidos en tareas.

En el siguiente vídeo nos muestran otra serie de recursos gratuítos que siguen la técnica pomodoro.

Focus@Will Se trata de una aplicación basada en estímulos musicales para favorecer nuestra concentración en la realización de las tareas. Aplicación disponible para iOS y Android. Os dejamos un enlace a un ar´ticulo donde demuestra el efecto de ciertas estructuras o secuencias musicales en la atención: “Language influences music harmony perception: effects of shared syntactic integration resources beyond attention”.

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